PRODUCTIVIDAD
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Automatizar flujos de trabajo

Como bien sabrás estamos en plena era digital y cada vez está más "de moda" delegar en algún software acciones que podríamos hacer nosotros mismos.
Ya sea por tiempo o por rendimiento pero lo hacemos constantemente automatizando publicaciones en redes sociales, programando publicaciones, automatizando mensajes privados en nuestra red socail favorita o hasta creando un boot en Facebook Messenger para contestar automáticamente a nuestros usuarios mediante condicionales.
Hace poco vimos en las noticias que Amazon va a crear la primera tienda automatizada en la que no verás personas de carne y hueso en las cajas cobrando o reponedores por los pasillos o también habréis visto las gasolineras automáticas donde tú mismo te sirves la gasolina.Yo no se hasta que punto esto es bueno.
Sinceramente prefiero la humanización, el estar en contacto con el cliente y saber sus inquietudes, pero no toda automatización es mala.
Hoy vengo a hablarte de una herramienta que nos va a ayudar a automatizar flujos de trabajo (tareas o acciones) conectando aplicaciones de terceros entre si.
Dicha herramienta/software es Zapier.

¿Qué es Zapier?

Como ya te he comentado antes, Zapier es una herramienta que nos sirve para pasar datos entre aplicaciones de terceros para automatizar flujos de trabajo.En la época que estamos utilizamos cientos de aplicaciones cada día, ya sea para crear un formulario, un documento, un autorespondedor, etc, etc, etc...Con Zapier podemos conectar más de 750 aplicaciones a día de hoy pero todas las semanas incorporan aplicaciones nuevas.

Ejemplos de Zaps

Un ejemplo muy claro de lo que podemos hacer es lo que nos muestran los chicos de Zapier en su web.
El Zap está creado en tres pasos:

  • 1
    Trigger (comienzo): es cuando empieza la acción. En este caso recibir un correo en Gmail.
  • 2
    Action: en este caso lo que han hecho es copiar el archivo adjunto del correo y guardarlo en Dropbox.
  • 3
    Action: por último han creado una acción para que le llegue una alerta de Slack sobre el archivo de Dropbox.

Podríamos hacer tantos Zaps como imaginación tengamos o acciones necesitemos. Un ejemplo sería publicar nuestras publicaciones en redes sociales automáticamente o copiar las direcciones de correo de nuestros formularios de Gravity Forms y pasarlos a un Google Sheets y mil cosas más.

Funcionalidades de Zapier

Como hemos visto en el ejemplo el Zap tiene que empezar mediante un trigger. En el ejemplo es una acción muy básica pero en Zapier existe la opción de filtrar la información y hacer triggers condicionales.
Mediante estos filtros haremos que el zap no empiece a ejecutarse hasta que no se cumpla el requisito (condición) que hayamos puesto.
Un ejemplo sería hacer un Zap donde el primer paso sea recoger información en Twitter donde se hable de WordPress pero con la condición de que el Zap se ejecute con cuentas que tengan más de 1000 seguidores.
Por lo tanto si una cuenta con 999 seguidores hablara de WordPress el Zap no se ejecutaría.
Podremos crear tantos grupos de condiciones como queramos.
También podrás programar tus Zaps para que se ejecuten a la hora que creas más oportuna para la acción que estás realizando.
Además podremos acumular Zaps que realicen acciones similares y meterlos en un sólo Zap que haga una acción determinada.
Por ejemplo mandarnos un correo semanal con la información de todos los Zaps que se encargan de recibir notificaciones de las redes sociales.
Podremos cambiar el formato de nuestras aplicaciones.
Además Zapier tiene una opción de traducción en la que podemos decirle que nos traduzca la información que venga en inglés a través del Zap.

Conclusión

Como te he dicho en la introducción estamos en la era digital y la automatización está ahí y va a marcar los próximos años.
Está claro que no vamos a ser menos humanos por automatizar flujos de trabajo y ser más funcionales centrándonos en otros aspectos de nuestro negocio.
¿Tú que piensas sobre la automatización?
¿Eres de los que lo hace todo a mano sin automatizar nada?
Espero tu respuesta en los comentarios.
P.D: Se me olvidaba decirte que todos los plugins importantes (Woocommerce, Easy Digital Downloads, Gravity Forms...) tienen add-ons para Zapier y si los quieres sólo tendrás que hacerte alumno de mis cursos.

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