Todos (yo incluido) hemos pensado alguna vez que al poder realizar muchas tareas a la vez somos más productivos.
He de decirte que este pensamiento es erróneo y tienes que evitarlo.
¿Eres de esas personas que realizan muchas tareas a la vez?
¿Haces multitarea?
La productividad no se basa en hacer mucho en poco tiempo, sino en conseguir que tiempo rinda más.
Seguro que alguna vez te has visto en la situación de estar hablando con tu mujer, al mismo tiempo enviando un email "urgente" y cerrando un presupuesto para un cliente.
Con estas acciones al final consigues estar en todo y no hacer nada. Conseguirás que tu mujer al cabo de un tiempo de conversación te diga ¿me estás escuchando?, que el mail tenga frases sin sentido o con faltas de ortografía y el presupuesto ni lo cierres.
¿A que te suena esta situación?
Hoy voy a mostrarte unos tips para que esas situaciones no vuelvan a estar en tu vida ni en tu trabajo.
Elimina la multitarea ya
Para eliminar la multitarea de nuestras vidas lo primero que tenemos que tener claro es que el ser humano no puede estar concentrado en dos cosas a la vez al 100%.
Nuestro cerebro no tiene dicha capacidad. lo que hace realmente nuestro cerebro son cambios de contexto continuos.
Con dichos saltos, lo único que consigues es que el cerebro no esté al 100% en la tarea que está realizando, por lo que trabajará a medias y estresado.
Este estrés cerebral puede hacernos perder hasta un 40% de productividad en las tareas que estemos realizando e incluso dañar el cerebro.
Hay estudios que dicen que las personas que realizan multitarea tienen problemas para recordar información o prestar atención.
Es más, se ha llegado a la conclusión de que las personas que realizan multitarea a la larga pierden hasta 15 puntos de coeficiente intelectual.
¿Sigues pensando en realizar multitarea?
Pasos para abandonar la multitarea
Ya has visto los problemas que nos puede causar el realizar multitarea. Ahora toca tomar acción y eliminar la multitarea de nuestras vidas.
Para ello voy a darte unos tips que me han servido a mí tanto en lo personal como en lo laboral:
1. Estar a una cosa evitando distracciones
Es muy fácil perder el foco cuando estás apuntando a varios frentes.
Cuando estés haciendo una tarea importante pon el móvil en modo avión (desactiva notificaciones), apaga las redes sociales...puedes llegar hasta el punto de apagar internet si hiciera falta.
Tienes que estar sí o sí a una sola cosa.
Este punto tiene que ser primordial para que empiece a mejorar tu productividad.
2. Agrupar tareas
Con este punto lo que se pretende es trabajar por lotes o grupos de trabajo. Es decir, agruparemos las tareas que tienen que ver unas con otras para hacerlas todas a la vez.
Un ejemplo podría ser ponernos un bloque de tiempo al día para responder los mails de nuestra bandeja de entrada, hacer la compra una vez a la semana (en vez de ir todos los días), planificar en un día toda la semana de trabajo...
3. Centrarse en objetivos
Imagínate que un objetivo en tu proyecto es conseguir 500 suscriptores en 90 días.
Para conseguirlo tendrás que empezar a realizar un desglose del objetivo en tareas más pequeñas que sean alcanzables.
Ponte a mirar hacia atrás y piensa todas las cosas que vas a tener que hacer para cumplir el objetivo. Conforme vayas acortando en el tiempo verás que llegarás a la mini tarea que tienes que realizar al día.
Céntrate en ella y no empieces con otra hasta que la termines.
Volviendo al objetivo podremos hacer el desglose yendo de lo más grande como puede ser elegir el tipo de lead magnet y crearlo o contratar el servicio de email marketing e ir bajando hasta llegar al punto más mínimo que puede ser crear el formulario de captación de leads por ejemplo.
4. Organiza tu tiempo en bloques
Esto es tan sencillo como crear bloques de tiempo en un calendario con las tareas que vamos a realizar.
Un ejemplo podemos verlo volviendo al tema de contestar el mail, puedes agregar un bloque de tiempo de 2 horas diarias en tu calendario para realizar dicha tarea.
Si estás haciendo algún curso pon en un bloque el tiempo que vas a estar realizándolo cada día.
Te aconsejo que sea de primera mañana ya que estamos más concentrados.
Para hacer un mejor uso de los bloques de tiempo yo te aconsejo que dejes huecos en blanco durante la semana para imprevistos y que dejes un tiempo prudencial de 5-10 minutos entre bloque y bloque para descansar la mente o desplazarte si fuera el caso.
5. Decir que NO
En la clase anterior ya te hablé de la importancia de saber decir NO.
La multitarea viene dada en muchas ocasiones por no saber negarnos a las peticiones de otras personas.
Si aceptas todo lo que te proponen al final no tendrás tiempo para ti.
Aprende a decir que NO de forma asertiva, sin hacer daño, y dando a entender que tienes otros asuntos con mayor nivel de importancia.
6. Crear días temáticos
En el punto número 2 te he comentado que una opción es agrupar las tareas que tengan que ver las unas con las otras.
Esto lo puedes llevar más allá pudiendo agrupar los días de la semana por temática.
Por ejemplo:
Conclusión
Como has podido observar la mutitarea es un problema que debemos evitar.
Espero que haciendo uso de los 5 tips que te he dejado puedas enfocarte en lo importante e ir haciendo una sola cosa detrás de otra.
Ahora me gustaría que me dejaras tu feedback.
¿Cómo manejas la multitarea y que opinas sobre la misma?
