En la gran mayoría de empresas (por no decir en todas), palabras como productividad, eficiencia u optimización están a la orden del día.
Conseguir estos objetivos no es tarea fácil si no tienes un buen sistema de organización.
En este sentido, existen sistemas de organización enfocados en trabajar en equipo.
Uno de los que cada vez se utiliza más es el método Kanban, un sistema de trabajo que proporciona un mejor flujo de trabajo al dividir el proceso productivo en varias fases.
Kanban y Toyota
El origen de la palabra Kanban viene del japonés y significa "tarjetas visuales".
Esta técnica fue creado en los años 50 por la empresa automovilística Toyota.
Con ella, Toyota consiguió mejorar en gran medida su proceso de producción y competir con las multinacionales estadounidenses y europeas.
El método Kanban se basa en dividir el proceso productivo en fases delimitadas por medio de tarjetas visuales que se plasman en un panel.
Cada fase tiene que ser completada para pasar a la siguiente y así conseguir un proceso más productivo.
Este método fue llevado a la industria del software por la empresa Microsoft.
Elementos clave para configurar tu estrategia de Kanban
Para implantar esta tecnología en nuestro equipo de trabajo o para nuestro propio proyecto individual tenemos que crear un tablero y tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. Definir el flujo de trabajo del proyecto
Para tal cometido tenemos que crear nuestro tablero que deberá de ser visible por el equipo o por parte del mismo.
En dicho tablero irán colocadas las columnas en las que veremos las tareas y el flujo de trabajo, para así saber en cada momento en que situación se encuentra nuestro proyecto.
Cada tablero tiene que tener tantas columnas como estados por los que pasa una tarea (tareas base, tareas en producción, en ejecución, realizadas...).
Dichas columnas no son genéricas para todos los proyectos por lo que deberemos asignarlas según las necesidades del proyecto.
Para realizar dichos tableros tienes muchísimas herramientas que puedes ver en el post sobre Gestores de tareas y proyectos.
2. Visualizar las fases del ciclo de producción
Como te he comentado con anterioridad, el método Kanban se basa en dividir el trabajo en partes.
Cada una de estas partes irá reflejada en nuestro tablero como una tarea y estará posicionada en la fase que corresponda.
Dichas tareas deben de tener la información básica (descripción, subtareas, estimación de horas...) para que el equipo sepa rápidamente la carga de trabajo que tiene que realizar.
Además las tareas deben de estar asignadas a un responsable o responsables para poder escribirle observaciones y estar siempre en continuo contacto.
El objetivo, es clarificar al máximo el trabajo a realizar por cada grupo o responsable del proyecto.
3. El trabajo debe ser limitado
Uno de los principios de la metodología Kanban es el lema "Stop Starting, start finishing".
Esto significa que se prioriza el trabajo terminado en vez de empezar tareas nuevas.
El trabajo debe ser limitado, por lo que habrá un número máximo de tareas a realizar en cada fase.
Se trata de definir el máximo de tareas que pondremos en cada fase (3 tareas en la fase de producción, 2 en la fase de desarrollo y 1 en la de pruebas).
A esto se le añade la idea de que no se puede comenzar una tarea sin haber terminado la anterior.
Así evitamos el tener muchas tareas abiertas e inacabadas.
4. Control del flujo de trabajo
La metodología Kanban nos permite hacer un seguimiento del trabajo realizado, almacenando la información que nos proporcionan las tarjetas que estemos empleando en nuestros tableros.
Además con Kanban podemos trabajar en varios proyectos y tareas a la vez.
Conclusión
El método Kanban no es el único que existe ni el mejor sistema para gestionar proyectos pero funciona muy bien al tener todo el flujo de trabajo a la vista.
Está claro que existen muchísimas herramientas para utilizar esta metodología pero yo te voy a hablar en el blog desde mi experiencia después de haber utilizado muchas.
Un abrazo y buen networking ?.
